Personvernerklæring for Skiltportalen

1. Hvem er ansvarlig

Vegbistand AS, org.nr. 930 944 440, Løsveien 47, 3185 Skoppum, er behandlingsansvarlig for personopplysninger om brukerne av Skiltportalen (skiltportalen.no) og felt-appen Loggbok.

For opplysninger som legges inn om deg i en loggbok (feltpersonell, kontrollrunder med posisjon, bilder), er det virksomheten som eier loggboka som er behandlingsansvarlig, og Vegbistand er databehandler. Det kan være arbeidsgiveren din, eller en annen virksomhet som administrerer loggboka og har invitert deg, for eksempel firmaet som har laget skiltplanen for anlegget. Se punkt 8.

Kontakt for personvernspørsmål: support@vegbistand.no.

2. Hvilke opplysninger vi behandler, hvorfor og hvor lenge

2.1 Brukerkonto

• Hva: fornavn, etternavn, e-postadresse, telefonnummer, passord (lagret som hash), rolle, hvilken virksomhet du tilhører, hvilke moduler du har tilgang til, om e-postadressen er bekreftet, og hvilken versjon av brukervilkårene du har godtatt og når. Ved registrering av en virksomhet henter vi navn og adresse fra Brønnøysundregistrene ut fra organisasjonsnummeret du oppgir.
• Hvorfor: opprette og administrere kontoen, gi deg tilgang til riktige moduler, sende e-post om kontoen (tilbakestilling av passord, invitasjon, godkjenning), fakturere virksomheten, dokumentere avtalen.
• Grunnlag: avtale med virksomheten din (GDPR art. 6 nr. 1 b) og vår berettigede interesse i å administrere tjenesten (art. 6 nr. 1 f).
• Lagringstid: så lenge kontoen er aktiv. Du kan selv slette kontoen fra profilsiden; den anonymiseres da med én gang. Kontoer som deaktiveres av virksomheten eller av oss, anonymiseres senest 90 dager etter at kundeforholdet er avsluttet. Opplysninger vi må beholde etter bokføringsloven (fakturagrunnlag) beholdes i inntil 5 år.

2.2 Innlogging og sikkerhet

• Hva: tidspunkt for innlogging, om den lyktes, IP-adresse, nettlesertype; en teknisk identifikator for enheten (cookie) og et saltet avtrykk av nettverket du logger inn fra (ikke IP-adressen); varsler hvis samme konto brukes fra mange steder samtidig. Ved registrering: en hash av IP-adressen (for å begrense antall registreringer per døgn) og, når en gratisperiode startes, en sammenligning av enhet, telefonnummer og e-postdomene mot andre kontoer for å oppdage misbruk av gratisperioder. For Vegbistands administratorer: engangskoder for tofaktor (lagret som hash i 10 minutter) og en signert cookie som husker enheten i 30 dager.
• Hvorfor: sikre kontoen mot misbruk, oppdage deling av personlige kontoer og gjentatte gratisperioder, låse kontoen midlertidig etter mange feil innloggingsforsøk, feilsøke.
• Grunnlag: berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f).
• Lagringstid: innloggingslogg og registreringslogg 365 dager; enhetsidentifikator slettes etter 180 dager uten bruk; engangskoder 1 døgn; varsler om kontodeling og gratisperiode 365 dager.

2.3 Fakturering

• Hva: hvilke moduler hver bruker har hatt tilgang til og når, pris, rabatter, eventuell prosjektreferanse du oppgir, virksomhetens fakturaadresse, og betalingsstatus for hver faktura (betalt, forfalt, utestående beløp), som vi henter daglig fra regnskapssystemet.
• Hvorfor: fakturere virksomheten riktig og dokumentere grunnlaget; varsle virksomheten ved forfalt faktura og, etter 30 dager, sette betalte moduler på vent (lesetilgang beholdes).
• Grunnlag: avtale (art. 6 nr. 1 b) og rettslig plikt etter bokføringsloven (art. 6 nr. 1 c).
• Lagringstid: 5 år etter regnskapsårets slutt.

2.4 Innhold du lager

• Hva: skiltplaner, tegninger, maler, loggbøker, bilder (også bakgrunnsbilder du limer inn i en plan, som lagres som filer), dokumenter og merknader du legger inn, med hvem som laget og endret dem og når.
• Hvorfor: levere tjenesten.
• Grunnlag: avtale (art. 6 nr. 1 b).
• Lagringstid: så lenge virksomheten er kunde, og deretter etter punkt 7.2 i brukervilkårene. Innholdet tilhører virksomheten og slettes ikke når din konto slettes; navnet ditt på planer og i loggbøker erstattes da med «Slettet bruker».

2.5 Administrasjon og revisjonslogg

• Hva: når administratorer hos Vegbistand eller superbrukere i virksomheten endrer roller, tilganger, priser eller ser på kontoer, logges hvem som gjorde hva, når og fra hvilken IP-adresse.
• Hvorfor: sikkerhet og etterprøvbarhet.
• Grunnlag: berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f).
• Lagringstid: 3 år.

2.6 Felt-appen Loggbok (gjelder deg som er registrert som feltpersonell)

Dette avsnittet gjelder bare når du er lagt inn i en loggbok. Loggbok er i prøvedrift for utvalgte kunder, og behandlingen beskrives på nytt før modulen gjøres tilgjengelig for alle.

• Hva: navn, telefonnummer, e-post, kurs og gyldighet (arbeidsvarslingskurs), enhetsnavn og en push-adresse for varsler, engangskoder på SMS (lagret som hash i 10 minutter); registreringer du gjør i loggboka med tidspunkt og posisjon; posisjonsspor under kontrollrunder; bilder med posisjon og tidspunkt. Loggboka inneholder også opplysningene fra arbeidsvarslingssøknaden og vedtaket som skiltmyndigheten krever (vegnormal N301 krav 2.2.3-3): navn, telefonnummer, e-post og kursgyldighet for ansvarshavende og stedsansvarlige, og navn og kontaktopplysninger for kontaktperson og byggherre. Disse legges inn av virksomheten som eier loggboka, eller hentes fra kommunens saksbehandlingssystem når virksomheten har koblet loggboka til søknaden der.
• Hvorfor: dokumentere at kontroller og endringer av skiltingen er utført, slik regelverket for arbeidsvarsling krever; sende deg varsler om kontroller og avvik.
• Hvem bestemmer: virksomheten som eier loggboka er behandlingsansvarlig. Det er den som inviterte deg til loggboka — arbeidsgiveren din eller en annen virksomhet som administrerer loggboka for anlegget. Vegbistand behandler opplysningene på vegne av den virksomheten, se punkt 8. Spørsmål om innsyn og sletting rettes dit.
• Lagringstid: push-adressen utløper etter 12 måneder uten bruk; øvrige opplysninger følger loggboka og bestemmes av virksomheten som eier den.

2.7 Innstillinger

• Hva: dine valg i tjenesten (kolonner, filtre, om du har sett introduksjonen og nyhetsloggen).
• Grunnlag: berettiget interesse. Lagres så lenge kontoen finnes.

2.8 Tilbakemeldinger og support

• Hva: feil, ønsker, forslag og spørsmål du sender oss gjennom «Tilbakemeldinger» i tjenesten, med tekst, inntil tre bilder, og teknisk kontekst som fylles ut automatisk (hvilken side du var på, nettlesertype, skjermstørrelse, programversjon); svarene våre; om du har sagt ja til å bli kontaktet.
• Hvorfor: rette feil og forbedre tjenesten, svare deg.
• Grunnlag: berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f) og avtale.
• Lagringstid: så lenge kontoen finnes; bilder slettes når saken slettes. Sletter du kontoen, slettes sakene dine.

2.9 Informasjon fra oss

• Hva: vi bruker e-postadressen din til å sende informasjon om tjenesten: driftsmeldinger, endringer i vilkår og pris, nye funksjoner, og invitasjoner til opplæring og webinarer om tjenesten. Administratorer hos Vegbistand kan hente ut e-postlister per modul til dette formålet; hvert uttrekk logges.
• Grunnlag: eksisterende kundeforhold (markedsføringsloven § 15 tredje ledd) og berettiget interesse. Du kan reservere deg mot invitasjoner og nyheter ved å skrive til support@vegbistand.no; driftsmeldinger og varsler som gjelder kontoen din kan du ikke reservere deg mot.

3. Cookies og lokal lagring

Vi bruker bare cookies som er nødvendige for at tjenesten skal virke: innloggingen din, en enhetsidentifikator for sikkerhet (punkt 2.2) og på testmiljøer en adgangskode. Vi bruker ikke analyse-, sporings- eller markedsføringscookies. Nettleserens lokale lagring brukes til visningsvalg som sidestørrelse og valgte kolonner. Ingen av disse krever samtykke etter ekomloven § 2-7b, og derfor har vi ikke cookie-banner.

4. Hvem vi deler opplysninger med

Vi selger ikke opplysninger. Vi bruker disse leverandørene (databehandlere) for å levere tjenesten:

I tillegg henter nettleseren din kart og vegdata direkte fra Kartverket, Statens vegvesen (NVDB), Geonorge, Esri og OpenStreetMap, og oppslag mot Brønnøysundregistrene og SSB går via våre servere. Disse tjenestene ser IP-adressen din og hvilket kartutsnitt som hentes, men får ingen opplysninger om hvem du er fra oss.

Vi kan utlevere opplysninger når loven krever det, eller til virksomheten din når det gjelder kontoer den har ansvar for (superbruker ser brukere, moduler og fakturaer for egen virksomhet).

5. Overføring utenfor EØS

Tjenesten og alle lagrede opplysninger ligger i EU (Finland). Tre leverandører er amerikanske selskaper: Google (drift, med data i EU), Cloudflare (trafikk, EU-datasentre) og Postmark (e-post, servere i USA). I tillegg går push-varsler til felt-appen via Expo og Google Firebase i USA. Overføringene bygger på EU-kommisjonens standardavtaler og EU–US Data Privacy Framework. Ingen andre opplysninger overføres utenfor EØS.

6. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i opplysningene vi har om deg, til å få rettet feil, til sletting når grunnlaget er borte, til begrensning, til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse, og til å få ut opplysninger du selv har gitt i maskinlesbart format.

• Navn og telefonnummer endrer du selv på profilsiden. Passord bytter du selv.
• Innsyn og utlevering: på profilsiden kan du laste ned opplysningene vi har om deg, som PDF (lesbar) og JSON (maskinlesbart).
• Sletting: «Slett konto» på profilsiden. Kontoen deaktiveres og personopplysningene anonymiseres med én gang; planer og loggbøker du har laget for virksomheten blir værende hos virksomheten med «Slettet bruker» som navn; fakturagrunnlag beholdes etter bokføringsloven. Er du eneste superbruker i virksomheten, må du først gi rollen til en annen.
• Du kan også skrive til support@vegbistand.no. Vi svarer innen 30 dager.
• Opplysninger som er lagt inn om deg i en loggbok: kontakt virksomheten som eier loggboka (den som inviterte deg).

Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.no) hvis du mener vi behandler opplysningene dine i strid med reglene.

7. Sikkerhet

Passord lagres som hash. All trafikk er kryptert (HTTPS). Tilgang til data styres av roller og virksomhet. Kontoen låses midlertidig etter gjentatte feil innloggingsforsøk. Databasene tas sikkerhetskopi av daglig og kan gjenopprettes til et vilkårlig tidspunkt de siste 7 dagene; filer lagres med versjonering; gjenoppretting testes regelmessig. Administratorhandlinger logges, også uttrekk av e-postlister. Vi varsler Datatilsynet og berørte ved brudd på personopplysningssikkerheten slik loven krever.

8. Vegbistand som databehandler

For loggbokas opplysninger om feltpersonell er virksomheten som eier loggboka behandlingsansvarlig, uavhengig av om personene er ansatt der eller i et annet firma. Vegbistand behandler opplysningene etter databehandleravtalen som virksomhetens superbruker godtar ved registrering. Avtalen regulerer blant annet formål, sikkerhet, underleverandører (tabellen i punkt 4), bistand ved innsyn og sletting, og hva som skjer ved avsluttet kundeforhold.

9. Endringer

Vi oppdaterer erklæringen når behandlingen endres. Vesentlige endringer varsles i tjenesten. Datoen øverst viser siste versjon.